Vad ska bifogas till redovisningen för en check?
När projektet börjar lida mot sitt slut och ni har haft alla kostnader så är det dags att komma in med en redovisning för att ansöka om en utbetalning. Nedan finner ni en lista med information om vad som behöver finnas med i redovisningen.
Här kommer en liten översikt som vi hoppas kan hjälpa er i processen.
Checklista - dessa dokument bör finnas med i redovisningen. Klicka för att hämta dem.
1. Ansökan om slututbetalning
2. Kostnadssammanställning
3. Fakturakopior
4. Betalningsbevis
5. Medfinansiering (Ideell tid, resurs, reda pengar)
- Ideell tid per person
- Ideell tid per aktivitet
- Projektdagbok
6. Körjournal (om ni har budgeterat för resor)
7. Slutrapport
8. Villkor för checkar (om detta inte redan signerats och skickats in)
Förklaring till blanketterna:
1. Ansökan om slututbetalning
Denna blankett skrivs ut och fylls i. Firmatecknaren signerar. Notera även om ni har erhållit ett förskott.
2. Kostnadssammanställning
Här fyller ni i kostnaderna och den ideella tiden/resursen. Ni kan använda er av samma verifikationsnummer som i er bokföring. På det sättet blir det tydligare för er om det är så att vi har några frågor.
3. Fakturakopior
Tänk på att var noga med att all text syns på kopian. Ställ er frågorna om man förstår hur fakturan eller kvittot har med projektet att göra, skriv annars en förklaring för tydlighetens skull. Finns det ett fakturanummer på fakturan? Framgår momssatsen? Kan man se att denna kostnad var planerad i projektets budget? Om det är kostnader för mat och dryck har ni angivit syftet? Finns deltagarförteckning?Är det kostnader för annonser/tryck? Finns en kopia med på annonsen och är Upplandsbygds logga med?
Vad ska framgå på en faktura? Checklista
- Att fakturan tillhör projektet. Adressera fakturan direkt till projektet. En faktura kan vara utställd på någon annan än stödmottagaren men då måste du visa att projektet har betalat den.
- Tydlig specificering av vad kostnaden avser t.ex. mängd, á pris, utfört arbete. Om fakturan hänvisar till en följesedel måste denna följa med fakturan.
- Ordningsnumret som du angett i kostnadssammanställningen
- Totalt belopp (exklusive och inklusive moms)
4. Betalningsbevis
Detta dras ut ur banken för varje enskild betalning. Det vi kräver är att:
- Mottagarens kontonummer framgår
- Datum för transaktionen framgår.
- Betalningsbeviset är utskrivet minst en dag efter det att betalningen gjorts.
Om en person har gjort ett privat utlägg som projektet ersatt personen med räcker det med att bifoga betalningsbevis på transaktionen från projektet till personen.
5. Medfinansiering
- Ideell tid per person
Denna används av en person som har samlat flera datum som ska redovisas.
- Ideell tid per aktivitiet
Denna används för ETT datum där många personer deltagit. En blankett per tillfälle och dag.
- Projektdagbok
Används vid redovisning av timanställd personal,
offentlig persons insats eller när företagare bidrar med ideell tid.
Beräknas på faktisk kostnad. OBS!
Om det gäller en företagare som utför arbete utan betalning som personen normalt
utför i sitt företag, får arbetet värderas till högst det belopp
som företagaren
normalt fakturerar för tjänsten i sin yrkesverksamhet. Bifoga
underlag (t.ex. kopior av fakturor för liknande arbeten) som styrker
timkostnaden.
- Medfinansiering/reda pengar
- Om någon medfinansierar projektet med reda pengar så krävs någon form av underlag för detta samt ett betalningsbevis.
- Medfinansiering/Ideell resurs
- Om exempelvis en företagare gräver en grop utan att ta betalt. Detta kan då styrkas med en faktura där den egentliga kostnaden framgår samt att fakturan är 100 % rabatterad. Det krävs då alltså att grävmaskinisten är yrkesverksam inom det området. Om en privatperson som inte är yrkesverksam inom området gräver gropen för att hjälpa till så redovisas det på en vanlig blankett för ideell tid per person, 175 kr/h.
- Om projektet får låna en lokal gratis som vanligtvis kostar pengar. Detta kan redovisas genom en faktura/underlag där det framgår hur mycket det skulle ha kostat och att projektet fick låna lokalen gratis.
6. Körjournal
Om någon kört bil för projektets räkning och fått ersättning för detta, 18,50 kr per mil. Körjournal bifogas samt betalningsbevis. Om personen inte fått betalt så kan det ses som en ideell resurs.
7. Slutrapport
Denna fylls i enligt vår mall. Ett tips är att titta på er ansökan först för att se vad ni hade satt upp för för mål. Då blir det lättare att göra en utvärdering. Kika även på de mätbara målen. Denna kommer ni att få fylla i igenom i slutrapporten. Sista sidan i slutrapporten ska signeras för godkännande av publicering av kontaktuppgifter.
8. Villkor för checkar
Om ni inte har signerat och skickat in dessa villkor tidigare så bifoga detta till redovisningen.
Nedan följer lite allmän information:
Begränsningar för mat och dryck
Restaurangnotor, matinköp till möten etc. måste motiveras. Det ska framgå vilka som deltagit i aktiviteten, syftet med aktiviteten samt kopplingen till projektet. Bifoga alltiden deltagarlista med program eller motsvarande. Alla aktiviteter av detta slag ska vara rimliga och väl motiverade.
Du får högst redovisa kostnader för
- lunch, middag eller supé med 90 kronor per person och tillfälle, exklusive moms (100,80 kronor inkl moms).
- andra måltider med 60 kronor per person och tillfälleexklusive moms(67,20 kronor inkl moms).
Gåvor
Du får redovisa kostnader med högst 180 kr per person och tillfälle. Om projektet inte är momsredovisningsskyldigt får du högst redovisa en ksotnad på 225 kr.
Logotyper
Den som ska informera om eller publicera något med medel från
Leader skall visa att publiceringen delvis finansieras med pengar från
den Europeiska jordbruksfonden. Detta gör du genom att lägga in Leader
Upplandsbygd logga som innehåller allt som krävs - inklusive EU flaggan
med samhörande text och symbolen för Leader.
Upplandsbygdslogotypen ska användas för:
- Broschyrer
- Faktablad och informationsblad
- Nyhetsbrev
- Skyltmaterial, t.ex. roll-ups och affischer
- Webben (webbsidor, databaser, bildmaterial och filmmaterial)
- PPT-presentationer
- Annonsering
- Kursinbjudningar
WORDFORMAT
Ni som skall göra t ex en inbjudan eller faktablad i word använder nedan logotyp.
Logga i färg - jpg
Logga i färg - bmp
TRYCK
Ni som ska trycka exempelvis ett nyhetsbrev eller en broschyr skall
också inkludera Upplandsbygds logotyp som innehåller EU-flaggan och en
upplysande text på första sidan eller på omslaget. Ni måste också
informera om vem som ger ut publikationen.
Logga i färg - eps
WEBBEN
Om ni publicerar information på en webbplats eller i en databas ska
Upplandsbygds logotyp med EU-flaggan och texten placeras på en huvudsida
för stödet eller verksamheten. Den ska även kompletteras med en länk
till EU-kommissionens webbplats för jordbruk och landsbygdsutveckling. http://ec.europa.eu/agriculture/rurdev/index_sv.htm
Liten logotyp i färg - gif
Stor logotyp i färg - gif